«Без бумажки — ты букашка». Вряд ли это правило обходит вас стороной. Оно касается нас всех! Как бы не хотелось нам быть независимыми от всевозможных документов и справок, это реальность нашей жизни, приходится подстраиваться.

Раз уж мы не можем совсем искоренить проблему, давайте посмотрим, что же всё-таки в наших силах?

Подумайте, сколько времени уходит у вас на поиски какой-то справки, договора, талона на гарантию? Вы вообще в курсе, в какой части квартиры они примерно находятся? Мы теряем и ищем, ищем и снова теряем. В нужный момент обязательно что-нибудь пропадёт! Это всё утечка нашего драгоценного времени.

Так давайте устраним её раз и навсегда!

Стоит лишь один раз навести порядок в этой области, внедрить систему, и эта система уже сама работает на вас! Правильное и удобное хранение документов поможет в нужный момент сохранить ваше время и хорошее настроение!

Итак, приступим. Если вы — обычный человек, то все ваши документы и бумаги делятся по категориям примерно таким образом:

 

  1. Самые важные документы

  • паспорта, загранпаспорта, свидетельства о рождении детей,
  • свидетельства различных видов,
  • полисы, ИНН, дипломы, военные билеты и тд…

Их храним в коробке по размеру, так как в папку они обычно уже не убираются.

  1. Крупные покупки

Это пластиковый конверт для хранения чеков и гарантий на различные покупки: бытовую технику, одежду, обувь и тд.. Как правило, если эту категорию бумажек не организовать, они начинают расползаться везде, но в нужный момент, их, конечно, нет. Сюда же можно положить и инструкции к технике. Если она всё-таки сломалась, просто берёте всё, что на неё есть и несёте в гарантийный отдел.

  1. Оплаченные квитанции за текущий год

На каждый вид квитанций — отдельный пластиковый конверт. Квитанции к нам поступают ежемесячно (коммунальные, детский сад, ипотека, кредиты и тд…) и неежемесячно ( налоги на квартиру, машину). Сверху на конверт наклеиваем этикетку с названием платежа, например, «Ипотека».

  1. Информация по имеющимся кредитам

Это отдельная папка или конверт, где хранятся договора и другие сопутствующие документы по различным кредитам. Подписать все папки.

  1. Информация по ипотеке

    (если таковая имеется)

Конверт должен быть очень вместительным. В него вы положите: кредитный договор и документы о покупке квартиры (акты сдачи-приёмки и тд.), а также свидетельство о собственности Обычно эта информация нужна вся в комплексе (при оформлении налогового вычета и других моментах), поэтому очень выручает порядок хранения этих нужных бумаг.

  1. Договоры

Различные виды договоров с организациями, работодателями, медицинскими учреждениями. Когда у вас есть такая папка, вы уже не растеряетесь, когда вас попросят предъявить какой-нибудь договор, о котором вы забыли несколько лет назад. Ваша папка помнит всё за вас, только не забудьте вложить каждый договор в отдельный файл и подшить в скоросшиватель. Отдельно файлы подписывать не надо, достаточно одной подписи «Договоры» на самой папке. Что характерно, если такой папки нет, то эти пресловутые договоры хранятся не все вместе, а по темам рядом с другими документами( и это в лучшем случае), в нужный момент, естественно, найти их невозможно.

  1. Медицинские документы

К сожалению, в нашей стране бесплатная медицина находится не на самом высоком уровне, приходится часто обращаться в платные клиники. Как следствие, накаливается много распечаток с диагнозами, анализов, чеков, выписок от врачей и тд..

Так что заводим по целой папке на каждого члена семьи и подписываем их именами.

  1. Конверт для мелочей.

Если их не собрать воедино, они также распространяются по всем поверхностям и ящикам, как и все остальные бумаги. Так что подписываем «Мелочи» и кладём туда:

  • конвертик для фотографий на документы, которые пока не пригодились,
  • мелочи, которые жалко выкинуть и которые дороги как память( билеты из поездок, дельфинариев, музеев, программы из цирков и театров). Авось, когда-нибудь пригодятся в оформлении альбома на память, а пока пусть просто компактно лежат и не мешаются.
  1. Идеи.

Для дома, для сада, для поделок, интересная информация, которую хочется сохранить, только не злоупотребляйте количеством и регулярно избавляйтесь от того, что уже не актуально и не пригодилось в течение длительного времени.

  1. Архив.

Это папка для хранения всех оплаченных квитанций прошлых лет. Если их слишком много, сделайте несколько папок: «Архив. Ипотека», «Архив. Оплата за садик».

 

Возможно, вы сами придумаете ещё одну или несколько необходимых вам папок для хранения и архивирования документов.

 

Почему это необходимо сделать?

Конечно, такой подход к хранению и использованию бумаг и документов требует определённого вложения времени и сил, но в том то и дело, что определённого! Ведь это нужно сделать всего один раз!

Мы легко можем определить, сколь понадобится затратить ресурсов для организации этой системы. Итак, считаем, что нужно:

— Файлы и папки, скотч для приклеивания подписей/пластырь/самоклеющаяся бумага, ручка или фломастер.

Если у вас дома этого нет или есть, но не всё, просто впишите необходимое в текущий список покупок. Только посчитайте, сколько примерно и чего купить.

Итак, что от нас потребуется для организации системы хранения документов:

  • — один поход в магазин (не специально, а в ваш «День покупок»).
  • — 30 минут на размещение бумаг по папкам и конвертам, а также подписывание их.
  • — расположить всю документацию в удобном и доступном для вас месте (5 минут).

Можно провести также градацию по цветам. Я, например, чётко знаю, что «Крупные покупки» — в синем пластиковом конверте, и рука сама тянется к нему, чтобы положить чек и гарантию на новый велосипед.

Можно ли сравнить это небольшое усилие и постоянный стресс, связанный с поиском нужного документа, постоянную потерю времени и сил, а также кучи бумаг, лежащие по всему дому?

Просто сделайте это и вы сразу почувствуете себя организованной мамочкой, у которой «всё схвачено» и которая готова к любой неожиданности! В нашей жизни и так хватает форс-мажоров, так давайте немного уменьшим их количество!

Представьте, как приятно удивится ваш муж, когда однажды вас не будет дома, а уму срочно понадобится информация по кредиту на машину? Думаете, он станет сам искать? Нет, конечно! Телефонный звонок – вот, что сделает ваш муж:

— Любимая, где мне найти наши бумаги на автокредит?

— На полке с документами в красном конверте с надписью «Кредиты» — чётко и лаконично ответит жена.

А не «Где-то там в ящике со всеми документами!»

Мой муж всегда после бесконечных поисков в ящике отвечал: «Там нету» и злился. На меня, конечно. Теперь он каждый раз испытывает лишь удовлетворение, что его жена такая организованная.

И Вы можете точно также навести порядок в документах!

Так что не создавайте себе проблем, разберите свои бумаги раз и навсегда!